İş toplantılarını neden sabah yapmalı?

İş toplantılarında daha ikna edici olmak için sabah saatleri neden daha uygun?

Ryan Estis için kahvaltı sadece günün en önemli yemeği değil, en verimli toplantılarını yaptığı bir zaman.

Liderlik koçu Estis için öğlen yemeklerinin gürültüsünden ve akşam yemeklerinin alkolünden uzak sabahın bu erken saatleri toplantılar için en uygun zaman haline gelmiş.

Estis evden çıkmadan önce kahvesini içiyor ve 15 dakika meditasyon yapıyor; toplantılarını ise 45 dakika ile sınırlıyor.

Çoğu insan açısından öğle saatlerindeki toplantılar için ofisten çıkmak daha da zorlaşıyor. Verimlilik uzmanları, bir işten ötekine koşturmak yerine tek bir iş üzerinde yoğunlaşmayı öneriyor. Daha önemlisi ise kahvaltı saatlerinin işleri kolaylaştırdığı söyleniyor.

Başarılı İnsanlar Kahvaltıdan Önce Ne Yapıyor? Kitabının yazarı Amerikalı Laura Vanderkam’a göre, “Toplantıda alkol olmaması farklı bir yaklaşım getiriyor. İnsanlar daha iş odaklı oluyor o zaman” diyor.

kahvaltıImage copyrightTHİNKSTOCK

Ama sorun sadece verimlilik değil. İş sonrası toplantılar “eski iş modeline dayanıyor” diyor Vanderkam. “Evde yemek ve çocukları yatırma işleriyle ilgilenen başka biri olduğu ve sizin dışarı çıkmakta serbest olduğunuz fikrine dayalı bu anlayışa özellikle kadınlar karşı çıkıyor.”

Kahvaltı saatleri

Bazıları sabah toplantılarının hızlı ve etkili kararlar almayı sağlayabileceğine inanıyor. Londra’da internet üzerinden satış yapan Flubit adlı sitenin kurucusu Bertie Stephens, önemli kararların alınacağı iş görüşmelerinin karar verme yorgunluğunun söz konusu olmadığı sabah saatlerinde yapılmasından yana. İş görüşmeleri ya da beyin fırtınası yapmak gerektiğinde sabah kahvaltılarını seçiyor Stephens.

“İnsanlar bu saatlerde henüz günün zorluklarıyla karşılaşmamış oluyor” diyor.

Kahvaltı saatleri insanlardan randevu almak için daha uygun olduğu halde fazla kullanılmıyor. Üstelik iş ya da aile sorunları nedeniyle bu saatlerdeki toplantıların ertelenmesi ihtimali daha az.

Önemli iş kararları almak gereken toplantılar için sabah erken saatler en uygunu. Ama bazı toplantılar da var ki biraz daha geç saatlerde yapmak daha doğru olur. Özellikle ilişkileri pekiştirmek için yapılan toplantılar. Bu tür toplantılar akşam yemeği sırasında, rahat bir ortamda daha verimli olur. Bazıları bu ortamda iyi sonuç vermeyebileceği için alkolü tercih etmez.

kahvaltıImage copyrightBEST OF THE BRUNCH UK

Ayrıntılara dikkat

Çoğu iş kahvaltısı bir saatten kısa sürdüğü için en ufak ayrıntıları bile planlamak gerekir. Toplantı öncesi hazırlık yapmak ve bitiş saati belirlemek önemlidir.

İş kahvaltısı yapılacak yer herkese uygun bir noktada belirlenmeli, wifi bağlantısı ve konuşacak gürültüsüz bir köşenin olması kontrol edilmelidir.

Bazıları oturacak masa ayarlamadan, ayakta kahve içilen mekânlarda bu tür toplantılar yapmanın daha canlı bir hava yarattığını söylüyor.

Toplantıya enerji taşıyorsanız sabahları kendine geç gelenler bile sizi izleyecektir.

İnsanların güvenini nasıl kazanabilirsiniz?

Güven sağlama konusunda en önemli şeylerden biri şeffaflıktır. Bu kelime çok sık kullanıldığı için biraz anlam yitimine de uğramıştır aslında. Elbette herkes güvenilmek ister. Şirketler kendilerine güvenmenizi ister. İş arkadaşları da birbirine güvenmek ve güvenilmek ister.

Birçok açıdan güven, toplumu bir arada tutan tutkaldır; onun sayesinde birbirimizle ilişkilerimiz daha sorunsuz olur. İnternet üzerinden alım-satım işlemleri yaparız; güven üzerine kuruludur bu ilişki. Yine internet üzerinden organize edilen taşıt paylaşım işlerine, ya da Airbnb gibi kurumlar yoluyla evlerimizin bir odasında yabancıların kalmasına izin veririz. Kişisel bilgilerimizi şirketlere sunar ve onları saklayacakları konusunda güven duyarız. Çalışma arkadaşlarımızın görevlerini en iyi şekilde yapacaklarına inanırız.

Kısacası, birbirimizle ilişkilerimiz asgari güven üzerine kuruludur. Bu güven ise iyi niyet üzerine değil, insanların eylemleri ve gösterdikleri çaba üzerine inşa edilir.

Bireylerde olduğu gibi şirketler açısından da güven vermek büyük önem taşır. En tepeden en alt kademelere kadar, sadece sözle değil, eylemle de bu güvenilirliğin gösterilmesi gerekir.

Peki nasıl sağlanır bu güven? Tek tek bireyler için de şirketler açısından da benzer kurallar geçerlidir.

Sadece söz değil, eylem

Ayinesi iştir kişinin, lafa bakılmaz. “Bize güvenin” demek ya da dikkatle tartılmış bir görev tanımı ve ilkeler bildirisi kaleme almak yetmez. Büyük adımları herkes görür, ama ufak ve önemsiz görülen eylemlerin etkisi daha büyük olur zaman içinde. İşyerlerindeki uygulama birimlerinin örneğin “çevre koruyan yaklaşımlara sahibiz” diye bir bildirimde bulunması yetmez; bunun nasıl hayata geçirildiği ve sonuçları hakkında da ayrıntılı bir program sunulmalıdır.

Bireysel olarak zamanında işe ya da randevuya gitmek, zaman sınırlarına uymak, soruları doğrudan yanıtlamak belki farkında olmadığımız şeylerdir; ama iş arkadaşlarımızın ve müşterilerin güvenini kazanma bakımından önemlidir. Şirketler için de aynı şey söz konusudur; vaatlerini yerine getirmeleri ve günlük uygulamalarıyla güvenilirlik duygusu vermelidir.

Şeffaflık

Güven inşa etme konusunda en büyük engellerden biri gizliliktir. Bazı şeyler doğal olarak gizli tutulacaktır; fakat şirketin bunları ifşa etmeden, pratiği konusunda daima şeffaf olması gerekir.

Örneğin kararların alınması aşamasında etkili olan unsurların bir kısmı açıklanabilir durumda olmalıdır. Yöneltilen soruları yanıtlama konusunda istekli olma ve insanların bilgi almak için soru sormasından gocunmamak da güven sağlar.

Özellikle güvenin yeniden tesis edilmesi gibi bir durum varsa şeffaflık daha da önem kazanır. Örneğin son dönemlerde İngiltere’nin en büyük bankalarından HSBC’ye müşterilerine vergi kaçırma konusunda yardımcı olduğuna dair yöneltilen suçlamalar bankacılık sektöründeki birçok vaadi geçersiz kılarak güven sarsmıştır. İnsanlar bu konunun üstüne gidildiğini, sorumluların cezalandırıldığını ve bu tür olumsuzlukları engelleyecek önlemlerin alındığını görmek ister. O durumda bile yeniden güveni inşa etmek büyük çaba ve zaman gerektirecektir.

Amaç aracı meşru kılmaz

Bir zamanlar iş dünyası liderleri amaçlarına ulaşmak ve hissedarlarını memnun kılmak için her tür yolun mubah olduğunu düşünürdü. Çevreye verilen zararlara, düşük ücretlere, kötü yönetim pratiklerine göz yumulabilirdi.

Fakat artık tüketiciler de müşteriler de bu yaklaşımı kabul etmiyor. Şirketlerin güven vermesi için artık sosyal sorumluluk sahibi olması bekleniyor. Örneğin Apple’ın Çin’de ucuz işgücü kullanması, Starbucks ya da McDonalds gibi şirketlerin ödemeleri gereken vergileri ödememesi tüketiciler, müşteriler ve yatırımcılar tarafından sorumsuzluk olarak görülüyor.

Bireyler açısından da aynı şey söz konusu. İş arkadaşlarına ya da müşterilere karşı saygılı davranış bekleniyor. Etik olmayan davranışlarına rağmen yol kat ediyor görünenler önünde sonunda etraflarının boşaldığını ve kendilerini desteklemek isteyen kimsenin kalmadığını görecektir.

Hataları kabullenme ve sorumluluk alma

Bu ilke, hem bireyler hem de işletmeler açısından, yapılan yanlışların sorumluluğunun üstlenilmesi anlamına geliyor. Bu yapıldığında ve düzeltmek için adım atıldığında hatalar daha kolay affedilebiliyor. Netlik ve şeffaflıkla yapıldığında ise güveni pekiştirir.

Kağıt üzerinde yazılı ilkeler ancak uygulanma planları ve somut adımlarla anlam kazanır. Güven kazanmak ve kazanılan güveni muhafaza etmek sürekli çaba gerektirir. Ama sonuç buna değer.

İşyerinde düşman kazanmamak için…

Her ofiste uyumsuz biri vardır. Herkes işyerinde gaf yapmaktan çekinir, ama aslında çok da göze batmadığını düşündüğümüz davranışlardır en rahatsız edici olanlar. Bazıları bunları bir süre sonra fark eder, bazıları ise hiç almaz dersini.

LinkedIn adlı profesyonel sosyal paylaşım platformunda bu konudaki önerileri şöyle sıralayabiliriz:

Dr Travis Bradberry, TalentSmart Başkanı

“Ne kadar yetenekli ya da ne çok şey başarmış olursanız olun, bazı hatalı davranışlar vardır ki insanların size bakışını olumsuz etkiler.” Nedir bu hatalı davranışlar?

Sırtından hançerleme: Bilerek ya da bilmeyerek iş arkadaşlarına karşı hainlik yapmak işyerinde büyük bir sorun kaynağıdır. Bunun en çok rastlanan örneği, çatışmadan kaçınmak için bir sorunda daha yetkili birine başvurmaktır. Fakat mağdur kendini arkadan bıçaklanmış hissettiği için aslında daha fazla çatışmaya neden olur.

Dedikodu: Başkaları hakkında dedikodu yapıyor olmak kişiyi kötü bir duruma düşürür. İnsanların talihsizlikleri ya da yaptıkları üzerinde konuşup durmak, kulaklarına gitmesi halinde onların duygularını incitir, ama sizi daha negatif gösterir.

İşinizi sevmediğinizi ilan etmek: İşyerinde herkesin en son duymak istediği şey bir başkasının işinden nefret ettiğine dair şikayetleridir. Bu o kişiyi negatif bir çerçeveye oturttuğu gibi ekibin moralini de olumsuz etkiler. “Patronlar bu tür insanları çabuk görür ve her an daha istekli başka bir insan bulabilir” diyor Bradberry.

Kokulu yemekler yemek: İşyerinde yediğiniz yemeklerin başkalarına kötü kokabileceğini akılda tutmak gerekir.

Yalan söylemek: Birçok yalan, insanın kendisini ya da başkalarını koruma güdüsüyle, iyi niyetle başlayabilir; ama bu yalanların büyümesi ve yayılması, sonra da açığa çıkması sık yaşanan olaylardır. Yani bir süre sonra herkes yalan söylendiğini bilecek ve bunun geri dönüşü olmayacaktır.

Girişimci ve HardToFill.com adlı işe alım firmasının kurucusu Clinton Buelter ise hatalardan öğrenilebileceğini, fakat bunları tespit edip düzeltmenin zaman alacağını belirtiyor. Buelter bu konuda şu tavsiyelerde bulunuyor:

Açılın: Zamanınızın büyük bölümünü birinin sizi nasıl oyuna getirebileceği tehlikesine karşı endişelenmekle geçirmeye son verin. Kuşkulu ve kötümser olmanın bir faydası yok. İnsanlara açık olun, size yaklaşabilsinler.

Dilinize dikkat edin: Eğitimli olduğunuz için üst perdeden konuşmanız ya da yazmanız gerektiğini düşünmeyin. Gereksiz uzatmalardan kaçının. Mesajlarınızda resmi dil yerine günlük konuşma dili kullanın. İnsanlar bu dili daha kendine yakın bulacaktır.

Masanızdan ayrılın: İşyerinde strese girmek, sinirlenmek çok kolaydır. Masa başında otururken iş içinde kaybolup gitmesi, daha geniş düşünmesi zordur. Masadan kalkmak ve başka bir şeyle ilgilenmek için kendinize zaman ayırın.

Bir Cevap Yazın

*